En resumen
- Archivador central para todos los documentos.
- Información disponible en todo momento y en cualquier lugar.
- Facilidad de búsqueda y rápida recuperación de datos.
- Integración de cualquier flujo de trabajo.
- Máxima seguridad.
Almacenamiento organizado y seguro
- Reunir todos los documentos, sea cual sea su origen, en el mismo archivador basándose en criterios homogéneos.
- Aplicable a documentos oficiales (tanto digitalizados como creados en la empresa), correspondencia, dibujos, imágenes y todo tipo de documentación, así como correo electrónico y archivos de Office.
Fácil recuperación de todos los documentos
- Integración automática de índices procedentes de fuentes externas como archivos de texto, bases de datos y libretas de direcciones, para facilitar la indexación y categorización.
- Fácil búsqueda categorizada y de texto completo.
Incremento de seguridad
- Proteger los documentos archivados a largo plazo en sistemas de almacenamiento y de medios de sólo lectura.
- Acceso a documentos controlados según una detallada estructura de autorización compuesta de grupos, roles y perfiles.
- Constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado.
- Admisión de todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas) así como marcas de tiempo y firmas manuscritas para reforzar la garantía de integridad de los documentos y la autenticidad de los usuarios.
Mejora de procesos
- Añadir notas de texto, comentarios, marcas a mano alzada, resaltes y sellos en el documento, sin realizar modificaciones en el documento original.
- Automatizar los procesos basados en documentos, asegurando su llegada a los destinatarios pertinentes y facilitando la configuración de procesos mediantes sellos y listas de trabajo.
- Transparencia total del proceso dando visibilidad en el documento.
Fácil acceso y gestión
- Acceder a archivadores y documentos ubicados en el archivador central a través de Internet a usuarios autorizados, desde cualquier parte del mundo y con todas sus funciones disponibles.
- Sincronización de archivadores con archivadores de portátiles situados en otras ubicaciones.
