Office Consulting Services(OCS) es un servicio de asesoramiento profesional que aporta una solución personalizada de optimización de la flota de dispositivos. Tras un diagnóstico de su situación actual, el equipo de consultores de Rollsmática hará una propuesta de mejora de su sistema de producción documental.
El acceso a más volumen de información ha incrementado la producción documental en las empresas, que ha sido posible gracias al cambio en el proceso de producción de documentos y a la aparición en el mercado de equipos con mayores prestaciones (mayor velocidad, compartidos en red, multifuncionalidad, equipos B/N + Color, etc.). El resultado ha sido un aumento del volumen de documentos producidos y del uso del color, repercutiendo en un incremento de los costes.
Según la Consultora Sigma Dos, la mayoría de empresas no conocen sus costes de producción de documentos y no evalúan la incidencia económica de los costes visibles (equipos, consumibles, mantenimiento y garantía, papel, etc.) ni de los ocultos (Soporte TI, administración y compras, proceso documental, etc.). Estos últimos pueden representar, según Ashburnham Group, el 95% de los costes totales de producción de documentos.
Nuestra metodología de trabajo se basa en comprender el negocio de nuestros clientes y sus necesidades documentales. Ofrecemos un servicio profesional para identificar y cuantificar todo el entorno de impresión de las empresas que confían en nosotros:
· Identificando toda la flota y los riesgos para la seguridad
· Descubriendo los cuellos de botella en los procesos y el impacto medioambiental
· Proporcionando una imagen completa del estado actual de nuestros clientes
Este análisis muestra el Coste Total de Propiedad (TCO), el resultado de nuestra auditoría ecológica y los costes ocultos potenciales.
También se incluye un análisis funcional del entorno documental de trabajo para identificar qué puntos podemos ayudarle a mejorar, así como posibles procesos a optimizar.
Con los resultados de ese informe, y basándonos en la experiencia y conocimiento adquirido, se entrega una propuesta de mejora e implementación adaptada a unas políticas marcadas por el cliente, identificando los ahorros de costes y las mejoras funcionales.
Una propuesta habitual incluye:
· Ahorros en el Coste Total de Propiedad
· Mapas detallando la ubicación de los equipos
· Beneficios ecológicos gracias a la reducción de emisiones y al ahorro de energía
· Requisitos de servicios y planes de continuidad
· Mejoras en la productividad
· Oferta económica de servicio integral
· Recomendaciones en políticas de impresión
· Plan de formación personalizado
· Asesoría en gestión y seguridad documental
· Optimización continua mediante consultoría recurrente
