Gestión Documental y del Contenido

¿Por qué necesitamos un gestor documental?

Cualquier organización va incrementando el volumen, complejidad y diversidad de información estructurada (procesada por los sistemas de la organización) y no estructurada (cartas, correos electrónicos, informes, etc.) que maneja con el paso del tiempo. Está información es muy valiosa para su negocio, por lo que debe ser explotada de la manera más eficaz y eficiente posible.

Actualmente las empresas se encuentran con las siguientes dificultades:

· Coste creciente en todo lo relacionado con el tratamiento de los documentos, su gestión, almacenamiento, copias, envíos, eliminación, etc.

· Dificultad en la búsqueda y localización de información.

· Pérdida o no localización de los documentos.

· Poca utilización de la información que contienen los documentos.

· Etc.

Un gestor documental soluciona estas dificultades y permite mejorar los procesos documentales, reducir costes, aglutinar información útil, ayudar a la innovación en la empresa y mejorar la productividad de la organización.

Principales funcionalidades de un gestor documental

· Sistema de Captura y Digitalización

· Indexación y Archivo

· Gestión, Tratamiento y Modificación

· Motor de búsqueda avanzado y flexible

· Almacenamiento seguro en una base de datos documental.

· Seguridad a varios niveles

· Integración relacional de datos en la organización.

Beneficios

Ahorro de costes

Optimización de los recursos (se evitan impresiones innecesarias, duplicidad de documentos, etc.) y reducción del espacio físico dedicado a archivar papel.

Ahorro de tiempo

Reducción de tiempo en consultas y tareas de archivo.

Mejora de la productividad

Automatización de procesos, reducción de tareas y actividades manuales, permitiendo destinar personal a tareas que aporten más valor.

Mayor disponibilidad

Acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para la actividad de cualquier organización, e integración con otras aplicaciones de gestión como ERPs, CRMs, etc.

Mayor seguridad

Seguridad adicional a varios niveles, desde el acceso de usuarios a la documentación hasta la propia seguridad en el documento; acceso y manipulación por perfiles de usuario, estrategia de recuperación de datos ante desastres (copias automáticas, protección de documentación crítica en papel, etc.).

Cumplimiento de las obligaciones legales

Cumplimiento LOPD, certificaciones ISO, etc.