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Coincidiendo con el fin del estado de alarma y la vuelta a la oficina, Ricoh lanza su nueva gama de soluciones de seguridad y bienestar para el puesto de trabajo Smart & Safe Workplace con el objetivo de minimizar los posibles riesgos sanitarios asociados a la vuelta a la oficina. Se trata de un conjunto de soluciones que buscan proteger a empleados y clientes gracias al uso de diferentes tecnologías: touchless, Inteligencia Artificial, IoT, analítica de datos y videoanalítica, termografía, infrarrojos y digital signage, entre otras.

Ricoh da respuesta a la necesidad de las empresas de adaptarse al Real Decreto 21/2020 de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria provocada por la COVID-19 que rige a partir del próximo 21 de junio, una vez finalizado el estado de alarma. Dicha norma prevé que las empresas adopten las medidas necesarias tanto para asegurar la presencia controlada en la oficina con una distancia mínima de 1,5 metros entre empleados, como para garantizar la trazabilidad de los empleados con el objetivo de informar a las autoridades de posibles contagios en caso de que sea necesario.

Para ello, Ricoh ha desarrollado varias soluciones entre las que destaca la app de reserva de puestos de trabajo Desk Booking, que ayuda a regular y controlar el aforo en las oficinas y a mantener la distancia de seguridad entre empleados. Se trata de un software único en el mercado por su precio asequible y las prestaciones que incorpora, que ya están utilizando empresas como Adevinta.

La app tiene varias funcionalidades como la gestión de puestos de trabajos fijos para reservar sitios a personas concretas y la asignación automática de lugares de trabajo variables o hot booking, la gestión de plazas de parking asociadas a estos puestos de trabajo y la reserva de espacio en el comedor, todo ello teniendo en cuenta las ratios de distancia social. Además, la aplicación permite al administrador controlar la entrada al edificio corporativo y a cada planta, la consulta de reservas y la extracción de informes sobre el histórico de ocupaciones para que, en caso de que un empleado dé positivo por COVID-19, la empresa pueda informar tanto a las autoridades competentes como a quien haya estado cerca.

Ricoh Desk Booking se despliega de forma rápida en modalidad SaaS, con lo que los requisitos de integración con la infraestructura cliente son muy sencillos (solo es necesario un servidor de correo). Además, es muy fácil de usar a través de cualquier dispositivo y se adapta a las necesidades y tamaño de cualquier organización.

Tal como explica Xavier Moreno, director de Marketing de Ricoh España y Portugal: “la tecnología nos permite minimizar los efectos del COVID-19 en los espacios físicos de las oficinas y proteger la salud de empleados y clientes. Con la nueva gama Smart & Safe Workplace ponemos a disposición de las empresas las tecnologías necesarias para tener una experiencia de usuario profesional, ágil y de calidad, a la vez que mantenemos una oficina limpia y segura, con actuaciones responsables, alertas en tiempo real e identificación de las zonas de mayor riesgo de los espacios corporativos. Así integramos las decisiones de negocio con las métricas de rendimiento”.

Soluciones para el control sanitario y de aforos

Además de la app Desk Booking, Ricoh pone a disposición de las organizaciones otras soluciones de medición, control y análisis de la salud de los empleados y del tráfico y aforo en espacios y zonas corporativas, así como las destinadas a la seguridad en los accesos a los edificios corporativos y establecimientos comerciales.

En este apartado se incluyen SharingCloud y Durante, dos de las soluciones más completas para la reserva de salas y puesto de trabajo destinadas a medianas y grandes empresas. Gracias a la tecnología inalámbrica, de sensores y audiovisual, crean un ecosistema seguro para trabajar en la oficina, mediante paneles, pantallas y leds que indican la disponibilidad en tiempo real de las salas de reuniones, los puestos de trabajo y demás espacios de las oficinas.

El control de la temperatura corporal en el acceso al espacio de trabajo es otra de las medidas utilizadas para proteger a los empleados y clientes minimizando los riesgos de exposición. Ricoh ofrece varias soluciones basadas en cámaras térmicas y tecnología de infrarrojos con una alta fiabilidad y un proceso de detección rápido y eficiente, evitando el contacto directo y minimizando el impacto en el tráfico diario de personas. Estas soluciones se adecúan a las necesidades de cada empresa y ofrecen estadísticas y análisis de datos de medición de temperatura precisos y en tiempo real.

También está la solución Smart Capacity que regula el aforo y gestiona la densidad de personas en tiempo real con un control del acceso de entradas y salidas del espacio basado en vídeo analítica 3D. Además, la analítica de audiencias permite controlar tanto el acceso a los espacios como el aforo de los mismos, midiendo la distancia entre personas y analizando las interacciones entre ellas. La recopilación de datos permite identificar zonas y momentos de alto riesgo, pudiendo ver en tiempo real los mapas de calor de ocupación. El sistema reporta estos datos y, en base a ellos, transmite mensajes de seguridad a los usuarios a través de pantallas de digital signage.

Soluciones inteligentes e inalámbricas

Por otra parte, la nueva gama Smart & Safe Workplace incluye los softwares inteligentes o “Smart” basados en tecnología touchless como la app Smart Device Connector para imprimir y digitalizar documentos sin tocar las multifuncionales. También las soluciones que permiten iniciar una videoconferencia escaneando un código QR sin tocar el dispositivo de sala o la activación de reuniones por voz a través de las pantallas interactivas de Ricoh.

Esta es una de las funcionalidades de Ricoh Integrated Collaboration Cloud (RICC), la solución más completa del mercado para la gestión de las salas de reuniones. Es el único sistema que cubre de manera integral las necesidades de los usuarios en los tres momentos de una reunión: antes, durante y después. Se trata de una solución “all in one” para las pizarras interactivas de Ricoh que incluye un sistema de reserva de salas y una plataforma de reporting, permite compartir contenidos y editar la información proyectada en la pizarra desde dispositivos móviles. Funciona con un asistente virtual, 100% español y con tecnología de IA de asistencia por voz.

Por último, la tecnología Smart Locker asigna casilleros de uso individual para la gestión de activos IT o valija interna con acceso las 24 horas sin necesidad de llave. Los casilleros son accesibles mediante lector de tarjetas de identificación o código de barras, con la posibilidad de reservas en línea y evitar así la interacción entre usuarios. Además, esta solución se integra con otros softwares corporativos como los de RRHH y seguridad y ayuda a hacer un uso más eficiente del espacio y a tener un control sobre el parque de casilleros.